アルコールチェック義務化に伴う記録簿(簡易DB・入力フォーム)作成

「白ナンバー」の車を使う事業者に対するドライバーの飲酒検査が2023年12月1日より義務化されます。
アルコール検知器を用いて検査し、8つの項目を年間記録しなければなりません。

ネット通販業 K様も業務で営業車を使用するとのことで今回の法改正に対応すべく、私どもへご相談いただきました。

【ご相談内容】
・県外出張および市内の営業で営業車を使用する。
・特に県外出張の際はスマホで記録出来た方が便利。
・市内営業は事務所から出発・帰社するのでPCから入力でも構わない。
・Excelで管理してもよいが、入力者によって入力したデータの揺れやブレが起きる事が心配。
・スマホでのExcel操作はストレスが大きい。
・データ連携できる検知器を購入すれば楽だが、高価で何台も購入するにはコストがかかりすぎる。
　(1年に1回のメンテナンスも必要)

【ご提案】
・Microsoft365を契約しているのでデータはSharePointのリストで管理する。
・PCからのデータ登録はSharePointの純正フォームを利用する。
・スマホからのデータ登録は純正フォームでは使いづらいためPower Appsで専用フォームを作成する。
・データ管理はSharePointで行うので検知器はデータ連携非搭載モデルを選定する。

SharePointのリストは簡易データベースのようなものなので、記録されたデータは入力規則が取れており、後のデータ活用もとてもスムーズになります。
またSharePointからExcelの出力が可能なので、帳簿の提出を求められた際も対応可能です。

スマホからの入力をスムーズにするため、Power Appsにてアプリを作成します。
(※SharePointのアプリまたはブラウザどちらから操作してもスマホからは操作しづらいです。Power Appsにてアプリを作成した方が無難。)

今回はM365をご契約いただいておりましたのでそれを活用して簡易データベースのようなものを作成いたしました。

通常このようなケースだと検知したデータをExcelへ手入力で記載して運用するのが一般的だと思われます。
しかしM365をご契約いただいているならば、SharePointとPower Appsの利用を候補に入れてみてください。
データ管理・運用が格段に良くなります。

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